Assistante de direction Marrakech , Maroc

Assistante de direction

Marrakech , Maroc

• ASSI-DG

Contribuer aux projets de l’entreprise en exécutant les tâches administratives et de gestion courantes de la Direction Générale

Mission :

 

Assistanat de la Direction Générale :

• Assister le Directeur Général dans toutes les tâches administratives : rédaction des courriers administratifs (notes, réponses, etc.), filtrage des appels téléphoniques, gestion de l’agenda, organisation des réunions, déplacements et missions, etc.
• Assurer la réception, la vérification, la codification, le référencement, le classement et l’archivage de tous les documents à destination et au départ de la Direction Générale
• Réceptionner, accuser réception et enregistrer tous les courriers entrants, effectuer le dispatching et archiver
• Accueillir et orienter les visiteurs
• Participer à la gestion des actes sociaux (courriers, impressions, etc.)
• Gérer les déplacements professionnels de la Direction Générale :  établissement des ordres de missions, réservation des billets d'avion et d’hôtels, établissement des notes de frais
• Tenir à jour la base de données contacts

Préparation et organisation des rendez-vous :

• Organiser les rendez-vous, le planning des réunions de l’entreprise
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
• Organiser les réunions du groupe projet ou de la structure et rédiger les comptes rendus

Accueil visiteurs et prise de rendez-vous :

• filtrer les appels et les accueils physiques
• Identifier le type de client et l’orienter vers la personne ou au service concerné
•  Prendre les appels téléphoniques et rendre comptes aux responsables des appels en absences
• Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer

Gestion interne :

• Assurer le classement et l’archivage des documents sous sa responsabilité
• Rédiger tous les documents nécessaires à ses activités (courriers, conventions, comptes-rendus, etc.)
• Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
• Participer à toute autre activité demandée par la hiérarchie

 

Gestion Administrative :

• Gérer l’acheminement et la signature des parapheurs
• Effectuer et suivre le dispatching des courriers, documents etc.
•  Faxer la documentation et assurer son suivi et archivage
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier
• Effectuer des recherches documentaires et les transmettre ou les exploiter

 

Standard :

• Identifier le type de client (interne, externe, nom et société) et le transférer à la personne ou au service concerné
• Prendre des messages et les transmettre aux personnes concernées
• Suivre et actualiser les informations internes (mouvement du personnel) permettant d’orienter les communications
• Mémoriser rapidement les informations (coordonnées des personnes, numéros…) pour traiter efficacement la demande
• Etre toujours présent au poste
• Avoir une vigilance permanente en fonction de la fréquence et des flux des communications (signaux visuels et acoustiques)
• Présenter une image positive de l’entreprise au niveau des premiers contacts
• Reconnaître le ton de l’interlocuteur et être agréable en toutes circonstances
• Résister à la pression ou à la colère de certains interlocuteurs impatients ou insatisfaits.

Bureau d’Ordre :

• Gestion des courriers (postaux, inter sites, factures clients et fournisseurs).
• Coordination avec les prestataires de service courriers.
• Gestion du registre des courriers
• Dispatching des courriers.

Profil recherché :

• Niveau de formation : Bac+ 3 et plus
• Domaine de formation exigé :  métier d’assistanat et gestion administrative  ou Economie et gestion
• Expériences clés :  7 ans minimum d’expérience dans le métier d’assistanat.

•                                  Expérience comme assistante de la direction générale est un plus.

Secteur d'Activité

• Services aux entreprises

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